Hosting-Boost: 10 Airbnb-Nachrichtenvorlagen für 2026
Meistere dein Airbnb-Hosting mit 10 Experten-Vorlagen für 2026. Spare Zeit, beeindrucke Gäste und sichere dir 5-Sterne-Bewertungen mit diesen Mustern.
Hör auf, dieselben Antworten auf jede Buchung neu zu tippen. Gäste fragen nach dem WLAN-Passwort, Parkdetails, Check-in-Anleitungen, Ruhezeiten und lokalen Restauranttipps – oft nachdem du ihnen bereits an anderer Stelle Informationen gesendet hast. Diese Wiederholungen kosten nicht nur Zeit. Sie führen zu vermeidbaren Verzögerungen, übersehenen Nachrichten und einem Gasterlebnis, das eher chaotisch als durchdacht wirkt.
Starke Airbnb-Nachrichtenvorlagen beheben das, aber nur, wenn sie als System funktionieren. Eine isolierte Begrüßungsnachricht reicht für einen gelungenen Aufenthalt nicht aus. Laut einer von Boring Host ausgewerteten Analyse von AirDNA-Daten berichten Gäste, die 3 bis 5 spezifische Kontaktpunkte erhielten, von einer um 66 % höheren Zufriedenheit. Die Analyse empfiehlt eine Abfolge bestehend aus Anfrageantwort, Buchungsbestätigung, Anreiseinformationen, Check-in am ersten Tag, Checkout-Erinnerung und Nachfassen zur Bewertung. Das ist heute der operative Standard, kein nettes Extra mehr.
Die größere Chance liegt in der Vereinfachung. Logistik und lokale Empfehlungen machen laut derselben Analyse über 60 % des eingehenden Nachrichtenvolumens aus – genau deshalb sind dies die ersten Punkte in deiner Kommunikation, die du vorlagenbasiert automatisieren solltest. Anstatt alle Details in den Airbnb-Chat zu stopfen, führen smarte Gastgeber ihre Gäste zu einem digitalen Willkommensbuch wie ScanStay. Dort sind Check-in-Schritte, WLAN-Zugangsdaten, Hausregeln, Videos und Upselling-Angebote an einem zentralen Ort hinterlegt.
Im Folgenden findest du 10 praxiserprobte Airbnb-Nachrichtenvorlagen in der Reihenfolge, in der Gäste sie erleben. Jede enthält Tipps zum Senden, was hineingehört, was häufig schiefgeht und wo ein Tool wie ScanStay am besten passt.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Vorlage für die Begrüßungsnachricht vor der Anreise
- 2. Vorlage für Check-in-Anweisungen
- 3. Vorlage für WLAN- und Passwortinformationen
- 4. Vorlage für Hausregeln und Objektrichtlinien
- 5. Vorlage für lokale Empfehlungen und Attraktionen
- 6. Vorlage für Checkout und Bewertungsanfrage
- 7. Vorlage für Notfall- und Support-Kontakte
- 8. Vorlage für Upsells und Umsatzmöglichkeiten
- 9. Vorlage für Schadensmeldungen und Fotodokumentation
- 10. Vorlage für Nachfassen und Feedback-Anfrage
- Vergleich der 10 Airbnb-Nachrichtenvorlagen
- Von Nachrichten zu einem System: Automatisiere dein Hosting
1. Vorlage für die Begrüßungsnachricht vor der Anreise
Ein Gast bucht am Montag, kommt am Freitag an und stellt am Donnerstagabend drei Fragen: Wo parke ich? Wie komme ich rein? Wie ist das WLAN? Eine gute Nachricht vor der Anreise unterbricht diese Kette, bevor sie beginnt.
Diese Nachricht gibt den Ton für den gesamten Aufenthalt an, aber ihre Hauptaufgabe ist operativer Natur. Bestätige die Buchungsdaten, sage den Gästen, was als Nächstes passiert, und verweise sie auf einen zentralen Ort für alle weiteren Informationen. So reduzierst du wiederkehrende Fragen, ohne roboterhaft zu wirken.
Der Fehler ist leicht zu erkennen: Gastgeber stopfen Check-in-Schritte, Hausregeln, WLAN, Tipps und Entschuldigungen in eine einzige, lange Nachricht. Gäste überfliegen sie, verpassen das Wichtige und fragen trotzdem nach. Ein besserer Ansatz: Nutze diese Nachricht als Eingangstür zu deinem Kommunikationssystem und speichere die Details in deinem digitalen Willkommensbuch.
Was diese Nachricht erreichen muss
Eine starke Begrüßungsnachricht vor der Anreise sollte vier Dinge leisten:
- Grundlagen bestätigen: Nenne den Vornamen des Gastes, den Namen der Unterkunft und das Anreisedatum, damit sich die Nachricht persönlich anfühlt.
- Den nächsten Meilenstein festlegen: Sage den Gästen, wann sie die finalen Zugangshinweise erhalten. Das reduziert frühe Fragen wie "Wie kommen wir rein?".
- Auf einen Referenzpunkt verweisen: Parkinfos, Hausregeln, WLAN und Empfehlungen gehören in dein Willkommensbuch, nicht in den Airbnb-Chat.
- Zu nützlichen Antworten einladen: Bitte Gäste, dir Änderungen bei der Ankunft mitzuteilen, anstatt offene Fragen zu stellen.
Praktische Regel: Wenn ein Gast diese Nachricht in 15 Sekunden liest, sollte er wissen, wann er ankommt, wo er Details findet und was er bei Planänderungen tun soll.
Wenn du ein Tool wie ScanStay nutzt, ist dies meist die erste Nachricht, die sich zu automatisieren lohnt. Sende sie kurz genug vor der Anreise, damit die Gäste aufmerksam sind, aber früh genug, um Zeitänderungen, Flugverspätungen oder spezielle Wünsche aufzufangen. In der Praxis funktioniert diese Nachricht am besten als Orientierung, nicht als Anleitung. Hebe Tür-Codes und Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die nächste Nachricht auf, wenn die Gäste wirklich kurz vor dem Einlass stehen.
Kopieren und anpassen
Hallo {Vorname des Gastes},
vielen Dank für deine Buchung der {Name der Unterkunft}. Wir freuen uns sehr, dich am {Anreisedatum} bei uns willkommen zu heißen.
Der Check-in ist ab {Check-in-Zeit} möglich. Bitte wirf vor deiner Anreise einen Blick in unseren Gäste-Guide: {Link zu ScanStay}. Dort findest du Parkdetails, Anreiseinfos, WLAN-Daten, Hausregeln und lokale Empfehlungen.
Ich werde dir kurz vor der Ankunft deine finalen Check-in-Anweisungen senden. Falls sich deine Ankunftszeit ändert, lass es mich einfach hier wissen.
Gute Reise!
{Name des Gastgebers}
Ein Detail unterscheidet eine durchschnittliche Vorlage von einer exzellenten: Füge bei Bedarf einen buchungsspezifischen Satz hinzu. Zum Beispiel: "Ich sehe, ihr reist mit zwei Kindern an, daher habe ich das nächste Lebensmittelgeschäft und einen Spielplatz direkt im Guide verlinkt." Diese kleine Anpassung hält die Nachricht persönlich, während das System die repetitive Arbeit erledigt.
2. Vorlage für Check-in-Anweisungen
Ankunftsnachrichten sollten klingen wie die Bedienungsanleitung einer Maschine, die der Nutzer auf Anhieb korrekt bedienen muss. Nicht poetisch. Nicht übertrieben freundlich. Einfach klar.
Für Unterkünfte mit Self-Check-in ist dies die Vorlage mit dem größten operativen Gewicht. Airbnbs eigene Anleitungen zu Schnellantworten und geplanten Nachrichten unterstützen zeitbasierte Automatisierung; das ist eine der einfachsten Nachrichten, um sie für den Anreisetag zu planen.
Prozessorientiert, nicht zu gesprächig
Die besten Versionen nutzen nummerierte Schritte. Gäste wollen keine langen Absätze, während sie mit Koffern vor der Tür stehen.
- Zugang voran: Beginne mit der Adresse, dem Parkplatz und der genauen Methode zum Betreten.
- Zeitbasiert senden: Das Airbnb-System erlaubt die Planung basierend auf Zeitlogik (z. B. Tage vor Anreise oder am Morgen des Check-ins), was wesentlich sicherer ist, als sich auf das eigene Gedächtnis zu verlassen.
- Visuelle Unterstützung: ScanStay ist hier stark, da du Video-Anleitungen für Schlüsseltresore, Tore, Aufzüge oder Alarmanlagen verlinken kannst.
Wenn ein Gast die Nachricht in zehn Sekunden überfliegen und das Gebäude betreten kann, erfüllt die Vorlage ihren Zweck.
Kopieren und anpassen
Hallo {Vorname des Gastes},
willkommen in der {Name der Unterkunft}. Hier sind deine Check-in-Schritte für heute:
- Fahre zur {Adresse der Unterkunft}.
- Parke auf {Parkhinweise}.
- Betritt das Gebäude über {Eingangspunkt}.
- Nutze diesen Code: {Tür-Code}.
- Falls die Alarmanlage aktiv ist, gib bitte {Schritte zur Alarmanlage} ein.
Wenn du eine visuelle Anleitung bevorzugst, öffne unseren Gäste-Guide hier: {Link zu ScanStay}. Er enthält ein kurzes Video zum Zutritt, Fotos vom Parkplatz und Backup-Anweisungen.
Falls etwas nicht wie erwartet funktioniert, schreibe mir sofort eine Nachricht, ich helfe dir dann weiter.
{Name des Gastgebers}
Der Haken ist die Wartung. Diese Vorlage funktioniert nicht mehr, sobald sich ein Tastenfeld ändert oder ein Zugangscode rotiert. Überprüfe sie regelmäßig. Verlasse dich nicht auf eine alte Vorlage, nur weil sie früher mal funktionierte.
3. Vorlage für WLAN- und Passwortinformationen
Gäste fragen ständig nach Internetdaten, weil Gastgeber sie in langen Nachrichten, gedruckten Ordnern oder sechs Monate alten Screenshots verstecken. Diese Vorlage sollte das lösen, indem sie den Zugang einfach und reproduzierbar macht.
Ich bevorzuge es, WLAN- und Geräteinformationen über einen Link zum Guide zu senden, anstatt sensible Details über Nachrichten-Threads zu verteilen. Das ist sauberer für den Gast und einfacher für den Gastgeber, falls sich Passwörter ändern.
Zugangsdaten nicht in alten Threads vergraben
Diese Nachricht funktioniert am besten, wenn sie kurz und leicht wiederauffindbar ist.
- Ein zentraler Anlaufpunkt: ScanStay eignet sich gut, da du Zugangsdaten zentral aktualisieren kannst, ohne jede Nachricht neu schreiben zu müssen.
- Geräte-Grundlagen hinzufügen: Wenn die Unterkunft ein smartes Thermostat, einen Smart-TV oder ein Smart-Lock hat, erwähne, wo die Anleitungen dazu zu finden sind.
- Praktischer Ton: Gäste brauchen keine langen Erklärungen. Sie wollen einfach online gehen.
Eine nützliche Timing-Nuance stammt aus der Messaging-Analyse von Guesty Intro, die feststellt, dass bei kurzen Aufenthalten von 2 Nächten mehr als vier Nachrichten als aufdringlich empfunden werden können. WLAN-Infos sind essenziell, gehören bei sehr kurzen Aufenthalten aber eher in eine andere Nachricht oder das Willkommensbuch statt als separates Ping.
Kopieren und anpassen
Hallo {Vorname des Gastes},
für einen einfachen Zugang während deines Aufenthalts findest du deine WLAN- und Passwortdaten in unserem Gäste-Guide hier: {Link zu ScanStay}.
Dort findest du:
- Netzwerkname
- WLAN-Passwort
- Anleitung für das Smart-Lock oder Tastenfeld
- Hinweise zum smarten Thermostat
- Zugangsdetails für TV oder andere Haustechnik
So kannst du jederzeit nachschauen, ohne in alten Airbnb-Nachrichten suchen zu müssen.
{Name des Gastgebers}
Was nicht funktioniert, ist das Versenden der Daten an verschiedenen Orten. Wenn derselbe Code in Chat, E-Mail, PDF und einer gedruckten Karte auftaucht, wird irgendwann eine Version davon falsch sein.
4. Vorlage für Hausregeln und Objektrichtlinien
Bei den Hausregeln beschädigen viele Gastgeber das Vertrauensverhältnis. Sie werden zu hart oder zu vage. Beides führt zu Problemen.
Eine starke Vorlage für Hausregeln klingt wie ein professioneller Gastgeber, der erklärt, wie man die Unterkunft genießt, ohne Nachbarn, Reinigungspersonal oder den nächsten Gast zu stören. Sie sollte leicht scanbar sein, besonders für internationale Reisende.
Regeln funktionieren besser, wenn sie menschlich klingen
Best-Practice-Analysen, zusammengefasst im NowiStay-Guide zu Airbnb-Messaging, empfehlen eine fünfstufige Struktur: personalisierte Begrüßung, priorisierte Informationen, positive Bestätigung der Regeln, eine authentische lokale Note und ein klarer Handlungsaufruf. Das ist hier wichtig. Regel-lastige Nachrichten ohne Wärme schädigen den ersten Eindruck.
Nutze ein einfaches Listenformat mit klarer Sprache. Wenn du mehrere Einheiten verwaltest oder internationale Gäste hast, binde die vollständigen Regeln in den ScanStay-Hausregeln-Workflow ein, damit Gäste sie im Kontext mit Fotos, Annehmlichkeiten und Check-out-Schritten lesen können.
Kopieren und anpassen
Hallo {Vorname des Gastes},
hier ein paar kurze Hausregeln für die {Name der Unterkunft}, damit dein Aufenthalt reibungslos verläuft:
- Ruhezeiten sind von {Ruhezeiten}
- Nur registrierte Gäste erlaubt
- Rauchverbot innerhalb der Unterkunft
- {Haustierrichtlinie}
- {Parkregel}
- Bitte befolge alle Anweisungen zu Pool, Balkon oder Gemeinschaftsbereichen im Gäste-Guide
- Die Check-out-Schritte für deinen Abreisetag findest du ebenfalls im Guide
Den vollständigen Guide für die Unterkunft kannst du hier einsehen: {Link zu ScanStay}.
Wenn etwas unklar ist, frage bitte, bevor es zu einem Problem wird. Ich helfe dir gerne.
{Name des Gastgebers}
Das Produkt von ScanStay unterstützt 18 Sprachen, was für die Klarheit nützlich ist, aber der Kontext der Plattform ist ebenfalls wichtig. Es wird angemerkt, dass Airbnb Vorlagen mittlerweile in über 90 Sprachen automatisch übersetzt, sodass auch einfache Vorlagen zugänglicher sind als früher. Der Kernunterschied bleibt die Struktur. Gäste befolgen kurze, klare Regeln zuverlässiger als komplexe Richtlinien-Wüsten.
5. Vorlage für lokale Empfehlungen und Attraktionen
Ein Gast landet um 18:30 Uhr, lässt die Koffer fallen und schickt die Standardfrage jedes Gastgebers: "Gibt es gute Restaurants in der Nähe?" Wenn die Antwort eine Textwüste oder eine willkürliche Google-Liste ist, schaffst du dir selbst Arbeit und erzeugst Reibung beim Gast.
Gute Empfehlungsnachrichten erfüllen drei Aufgaben auf einmal: Sie verbessern den Aufenthalt, reduzieren wiederkehrende Fragen und geben dem Gast einen klaren nächsten Schritt nach dem Check-in. In einem starken Kommunikationssystem steht diese Nachricht in der Mitte der Reise. Anreise-Details bringen die Leute zur Tür. Lokale Führung hilft ihnen, den Aufenthalt zu genießen.
Am besten funktioniert Kuratierung, nicht Masse. Ich halte die Liste kurz, aktuell und organisiert nach realen Gästebedürfnissen: erste Mahlzeit nach Ankunft, Kaffee, Lebensmittel, Familienaktivitäten, Schlechtwetter-Optionen und Parken. Verlinkte Standorte in einem digitalen Guide sind einfacher zu nutzen als ein vergrabener Nachrichten-Thread, besonders für müde Gäste am Smartphone. Wenn du ein praktisches Modell suchst, zeigt dieser Guide zu Restaurantempfehlungen, wie man Tipps nützlich hält, anstatt sie aufzublähen.
Der Haken ist auch hier die Wartung. Eine kleine Liste, die du monatlich aktualisierst, schlägt eine riesige Liste, die du nie prüfst. Gäste brauchen keine zwanzig Optionen. Sie brauchen drei gute, die zum Moment passen.
Kopieren und anpassen
Hallo {Vorname des Gastes},
falls du ein paar solide lokale Optionen in der Nähe der {Name der Unterkunft} suchst, öffne unseren Gäste-Guide hier: {Link zu ScanStay}.
Ich habe die Empfehlungen so organisiert:
- Frühstück und Kaffee
- Lunch-Optionen
- Abendessen
- Einkäufe und Notwendiges
- Unternehmungen in der Nähe
- Transport und Parktipps
Wenn ihr hungrig ankommt, fangt mit einer einfachen Option in der Nähe an und erkundet den Rest später. Wenn ihr mir sagt, wonach euch der Sinn steht, kann ich die Suche gerne eingrenzen.
{Name des Gastgebers}
Gäste erinnern sich selten an die längste Liste. Sie erinnern sich an die Empfehlung, die genau zur Uhrzeit, zum Budget und zur Gruppe passte.
6. Vorlage für Checkout und Bewertungsanfrage
Checkout-Nachrichten brauchen Balance. Zu steif, und der Aufenthalt endet unangenehm. Zu weich, und Gäste reisen zu spät ab, vergessen Schlüssel oder ignorieren grundlegende Schritte.
Diese Nachricht sollte vor der Abreise ankommen, während die Gäste noch Zeit haben, sich vorzubereiten. Die Bewertungsanfrage sollte sich dann wie eine natürliche Verlängerung eines reibungslosen Abschieds anfühlen, nicht wie eine Forderung.
Timing ist wichtiger als schlaue Formulierungen
Operativ funktioniert ein hybrider Ansatz am besten. Die Kommunikationsrichtlinien von BNB Booking empfehlen, Routine-Erinnerungen wie Check-in-Details und Abschiede zu automatisieren, während man Antworten und Problemlösungen manuell erledigt. Diese Aufteilung hält die Logistik konsistent, ohne dass dein gesamter Kommunikationsstapel maschinell wirkt.
Dieselbe Quelle stellt fest, dass 8 bis 10 Kernvorlagen etwa 90 % der Gastkommunikation für Einzelobjekt-Betreiber abdecken. Checkout ist eine der Vorlagen, die fast immer standardisiert sein sollten.
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Hallo {Vorname des Gastes},
nur zur Erinnerung: Der Checkout aus der {Name der Unterkunft} ist am {Check-out-Datum} bis {Check-out-Zeit} möglich.
Bitte denke vor deiner Abreise an Folgendes:
- Schließe alle Türen und Fenster
- Gib die Schlüssel zurück oder stelle sicher, dass das Tastenfeld verriegelt ist
- Lege benutzte Handtücher an den {Ort für Handtücher}
- Entsorge den Müll gemäß {Müllanweisungen}
- Prüfe vor dem Gehen, ob du alles eingepackt hast
Alle Details zur Abreise findest du in unserem Gäste-Guide hier: {Link zu ScanStay}.
Vielen Dank für deinen Aufenthalt. Wenn es dir bei uns gefallen hat, würde ich mich sehr über eine Bewertung freuen.
{Name des Gastgebers}
Was nicht funktioniert: versuchen, Gäste mit Bestechung zu Bewertungen zu bewegen oder die Nachricht mit zu vielen Forderungen zu überladen. Eine Erinnerung, eine saubere Liste für die Abreise, eine höfliche Bewertungsanfrage. Das reicht.
7. Vorlage für Notfall- und Support-Kontakte
Die meisten Gastgeber warten, bis etwas kaputtgeht, um den Support zu erklären. Das ist der falsche Weg. Gäste müssen wissen, an wen sie sich wenden können, bevor ein Schloss klemmt, die Heizung ausfällt oder es nach Gas riecht.
Eine saubere Support-Vorlage reduziert Panik und filtert nicht dringende Nachrichten heraus, die keinen Anruf um Mitternacht erfordern. Das ist gut für den Gast und für deinen Seelenfrieden.
Panik mit einer Nachricht reduzieren
Dies ist ein starker Kandidat für deinen digitalen Guide, besonders wenn du Videos für häufige Probleme wie WLAN-Reset, Sicherungen oder Boiler-Neustart nutzt. Der ScanStay-Artikel zu Notfallkontakt-Informationen für Gäste ist hilfreich für den inhaltlichen Aufbau.
Wenn du die Nachricht schreibst, trenne echte Notfälle vom regulären Support. Lass die Gäste nicht raten.
Einem Gast, der weiß, was als dringend gilt, kann man leichter helfen; zudem ist er weniger geneigt, selbst zu improvisieren.
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Hallo {Vorname des Gastes},
falls du während deines Aufenthalts Hilfe benötigst, nutze bitte folgende Kontakte:
Notfälle:
- Bei unmittelbarer Gefahr oder medizinischen Notfällen rufe bitte zuerst die lokalen Rettungsdienste an.
- Kontaktiere mich danach unter {Notfallkontakt}.
Nicht dringender Support:
- Schreibe mir bei Airbnb für Themen wie WLAN, Heizung, Geräte oder Zugangsfragen.
- Support-Zeiten sind von {Support-Zeiten}.
Du kannst auch unseren Gäste-Guide hier öffnen: {Link zu ScanStay}, um Anleitungen zur Fehlerbehebung und Video-Tutorials für häufige Probleme zu finden.
Wenn es sich nach einem Notfall anfühlt, warte nicht. Kontaktiere mich sofort.
{Name des Gastgebers}
Der häufigste Fehler ist hier das Überversprechen. Wenn du persönlich keinen 24/7-Support bieten kannst, setze die Erwartung vorab klar fest.
8. Vorlage für Upsells und Umsatzmöglichkeiten
Ein Gast hat gerade einen Familienaufenthalt für vier Nächte gebucht. Sie brauchen ein Kinderbett, möchten früher einchecken und würden für beides gerne zahlen, wenn die Option klar ist. Wenn du darauf wartest, dass sie fragen, verpasst du Umsatz und verursachst zusätzlichen Nachrichtenverkehr.
Gute Upsells passen natürlich in die Reise des Gastes. Sie erfüllen ein echtes Bedürfnis im richtigen Moment und geben dem Gast einen klaren Weg zur Anfrage. Deshalb behandle ich das als Teil des Kommunikationssystems, nicht als Verkaufsnachricht. Das beste Setup kombiniert eine kurze Airbnb-Nachricht mit einem digitalen Guide, wo Gäste Optionen, Preise und Fristen prüfen können, ohne einen langen Hin-und-Her-Thread zu eröffnen.
Nützliche Extras zur richtigen Zeit anbieten
Die Extras mit der höchsten Konversionsrate sind meist die langweiligen. Früher Check-in, später Check-out, Babyausstattung, Einkaufsservice, Parkplätze und Zwischenreinigung verkaufen sich, weil sie Reibung aus der Reise nehmen.
Das Timing ist genauso wichtig wie das Angebot. Sende dies nach der Buchung oder kurz vor der Ankunft, wenn Gäste ihre Logistik planen. Halte es aus Support-Gesprächen raus. Ein Gast, der sich mit einem Schloss-Problem befasst, hat keine Lust, etwas zu kaufen.
Ein paar Regeln halten das Ganze profitabel:
- Biete nur an, was du verlässlich liefern kannst: Ein verpasstes Extra macht mehr Arbeit, als die Gebühr wert war.
- Passe es zum Aufenthalt an: Familienbuchungen, längere Aufenthalte und Premium-Unterkünfte rechtfertigen unterschiedliche Extras.
- Klare Deadlines setzen: Services vor der Anreise brauchen ein Buchungs-Limit.
- Erfüllungsdetails in den Guide: Gäste sollten sehen, was inkludiert ist, bevor sie anfragen.
Kopieren und anpassen
Hallo {Vorname des Gastes},
um deine Planung für den Aufenthalt in der {Name der Unterkunft} zu erleichtern, bieten wir einige optionale Extras an, die von Gästen oft genutzt werden:
- Früher Check-in (je nach Verfügbarkeit)
- Später Check-out (je nach Verfügbarkeit)
- Einkaufsservice vor Ankunft
- Zusätzliche Reinigung oder frische Bettwäsche
- Babyausstattung oder lokale Dienstleistungen
Du kannst die verfügbaren Optionen im Gäste-Guide einsehen und dort eine Anfrage senden: {Link zu ScanStay}.
Falls du etwas buchen möchtest, mache das bitte frühzeitig, damit ich Verfügbarkeit und Timing bestätigen kann.
{Name des Gastgebers}
Der operative Trade-off ist einfach: Jeder Upsell braucht einen Verantwortlichen, eine Deadline und einen Lieferprozess. Wenn diese drei Teile nicht vorhanden sind, lass das Angebot weg, bis sie es sind.
9. Vorlage für Schadensmeldungen und Fotodokumentation
Dies ist die heikelste Vorlage im Set. Schlecht gemacht, klingt sie anklagend. Gut gemacht, signalisiert sie Transparenz und schützt beide Seiten.
Ich mag diese Nachricht nur, wenn der Ton ruhig und sachlich bleibt. Du sagst den Gästen nicht, dass sie beweisen sollen, dass sie nicht destruktiv sind. Du gibst ihnen einen einfachen Weg, vorbestehende Probleme zu melden, bevor sie sich einrichten.
Der Ton ist wichtiger als die Anfrage
Dies funktioniert am besten direkt nach dem Check-in, sobald der Gast drinnen ist und offensichtliche Sauberkeits- oder Zustandsmängel bemerken kann. Halte die Anfrage begrenzt. Du brauchst keinen vollständigen Inspektionsbericht von jedem Gast.
- Erkläre, warum es beiden Seiten hilft: Gäste sind kooperativer, wenn die Logik fair ist.
- Fordere nur offensichtliche Probleme an: Flecken, defekte Gegenstände, fehlende Annehmlichkeiten oder Sauberkeitsprobleme.
- Nutze ein einfaches Formular oder einen Upload-Pfad: ScanStay kann dies besser zentralisieren als ein Airbnb-Thread voller loser Fotos.
Kopieren und anpassen
Hallo {Vorname des Gastes},
falls du bei deiner Ankunft vorbestehende Schäden, fehlende Gegenstände oder Sauberkeitsprobleme bemerkst, sende bitte so bald wie möglich Fotos oder nutze den Melde-Link im Gäste-Guide: {Link zu ScanStay}.
Die hilfreichsten Fotos sind klar, zeitnah aufgenommen und konzentrieren sich auf das spezifische Problem. Dies schützt sowohl dich als auch die Unterkunft, indem sichergestellt wird, dass alles, was vor deinem Aufenthalt bereits existierte, dokumentiert ist.
Wenn alles in Ordnung aussieht, musst du nichts weiter tun.
{Name des Gastgebers}
Eine Warnung: Sende das nicht, bevor die Gäste die Unterkunft betreten haben. Aus dem Kontext gerissen, kann es defensiv wirken. Nach der Ankunft gelesen, wirkt es wie ein vernünftiger Qualitätskontrollschritt.
10. Vorlage für Nachfassen und Feedback-Anfrage
Die letzte Vorlage sollte mehr tun als nur um eine Bewertung zu bitten. Sie sollte dir helfen zu lernen, was während des Aufenthalts passiert ist.
Ein gutes Nachfassen fängt wiederkehrende Probleme ein, die Gäste im Moment nie gemeldet haben. Schlechtes Nachfassen erzeugt nur Posteingangs-Lärm. Der Unterschied liegt in Ton und Timing.
Nutze dies zur Optimierung, nicht nur für Sterne
Wenn ein Gast einen reibungslosen Aufenthalt hatte, kann die Nachricht einfach sein. Wenn es Reibung gab, passe sie manuell an. Automatisches Nachfassen sollte niemals den Kontext ignorieren.
Dies ist auch der Punkt, an dem dein Kommunikationsstapel mit externen Kanälen verbunden werden kann. Wenn du auch Direktbuchungs-Workflows verfeinerst, lohnt es sich, starke Beispiele für die Perfektionierung von Buchungs-E-Mails zu studieren, damit deine Kommunikation nach der Buchung über Plattformen hinweg konsistent wirkt.
Kopieren und anpassen
Hallo {Vorname des Gastes},
nochmals vielen Dank für deinen Aufenthalt in der {Name der Unterkunft}. Ich hoffe, du hattest eine gute Heimreise.
Wenn du einen Moment Zeit hast, würde ich mich über deine Bewertung und Feedback zum Aufenthalt freuen. Falls etwas hätte besser laufen können, antworte mir gerne hier. Ich lese jede Notiz und nutze sie, um das Gasterlebnis zu verbessern.
Du bist jederzeit wieder bei uns willkommen.
{Name des Gastgebers}
Diese Nachricht funktioniert am besten, wenn sie wie das Ende eines Gesprächs klingt, nicht wie der Start einer Kampagne.
Vergleich der 10 Airbnb-Nachrichtenvorlagen
| Vorlage | 🔄 Implementierungs-Komplexität | ⚡ Ressourcen / Geschwindigkeit | 📊 Erwartete Ergebnisse & Impact (⭐) | 💡 Idealer Einsatz / Hauptvorteile |
|---|---|---|---|---|
| Begrüßung vor Anreise | Niedrig–Mittel | Niedrig; am besten 24h vorher | ⭐⭐⭐⭐, 40–60 % weniger Anfragen | Erwartungen setzen, erster Eindruck |
| Check-in-Anweisungen | Mittel | Mittel (Fotos/Videos) | ⭐⭐⭐⭐⭐, bis ~70–80 % weniger Anfragen | Self-Check-in, Schlüsselloser Zugang |
| WLAN & Passwörter | Niedrig | Niedrig; zentrale Updates | ⭐⭐⭐⭐⭐, 90 % weniger Support | Sichere Bereitstellung, Passwort-Rotation |
| Hausregeln & Richtlinien | Mittel | Niedrig–Mittel | ⭐⭐⭐⭐, 50 % weniger Konflikte | Klarheit, Compliance, Schutz |
| Lokale Empfehlungen | Mittel | Mittel | ⭐⭐⭐⭐, +0.5★ bei Bewertungen | Verbesserte Erfahrung, interaktive Karten |
| Checkout & Bewertung | Niedrig | Niedrig (24h vorher) | ⭐⭐⭐⭐, 30–40 % mehr Bewertungen | Bewertungsrate steigern, Turnaround-Hilfe |
| Notfall & Support | Mittel–Hoch | Hoch (bei 24/7 Support) | ⭐⭐⭐⭐, 50 % weniger Anrufe | Dringende Problemlösung |
| Upsells | Mittel | Mittel | ⭐⭐⭐⭐, +15–25 % Umsatz | Zusatzumsatz, One-Tap Käufe |
| Schadensmeldung | Niedrig–Mittel | Niedrig | ⭐⭐⭐⭐, 75–80 % weniger Streit | Schutz von Kautionen |
| Nachfassen & Feedback | Niedrig | Niedrig | ⭐⭐⭐⭐, 20–35 % mehr Feedback | Reputationsmanagement |
Von Nachrichten zu einem System: Automatisiere dein Hosting
Am Freitagabend um 18:12 Uhr zeigen sich die Risse im Betrieb schnell. Ein Gast will den Code. Ein anderer sucht verzweifelt einen Parkplatz. Ein dritter findet das WLAN nicht. Nichts davon ist schwer – aber alles wird zum teuren Problem, wenn dein Team es einzeln für jede Buchung beantworten muss, während sich die Check-ins stauen.
Erfolgreiche Gastgeber bauen kein System auf gespeicherten Antworten auf, sondern auf der Reise des Gastes. Jede Nachricht hat einen Zweck und eine nächste Aktion. Die Buchungsbestätigung beruhigt. Die Nachricht vor der Anreise bereitet vor. Der Check-in bringt den Gast ins Haus. Während des Aufenthalts brauchen Gäste einen Ort für Regeln, Tipps und Support. Der Checkout schließt die Schleife sauber. Das Nachfassen bringt Feedback und Wiederholungsbuchungen.
Der Airbnb-Chat ist gut für ein Gespräch, aber ein schlechter Ort für operative Details. Anweisungen vergraben sich, Veraltetes bleibt im Thread, Gäste fragen statt zu suchen.
Ein digitales Willkommensbuch löst das. Automatisierte Nachrichten übernehmen das Timing. Der Guide übernimmt die Tiefe.
Diese Trennung macht das System funktionstüchtig. Halte die Nachricht kurz und zeitnah. Schicke Gäste für Karten, Anleitungen und Extras zu einem einzigen aktuellen Referenzpunkt. Gäste suchen weniger. Dein Team wiederholt sich weniger. Immobilien sind konsistenter über Reinigungen und Co-Hosts hinweg.
Der Fix heißt: disziplinierte Automatisierung. Automatisiere Vorhersehbares. Behandle Ausnahmen – Beschwerden, Spezialwünsche, Rückerstattungen – selbst. Deine Willkommensnachricht sollte Erwartungen wecken, der Guide sollte den Support reduzieren. Wenn diese Teile zusammenarbeiten, lässt sich Hosting skalieren.
Wenn deine Vorlagen noch in einer Notizen-App liegen und dein Team kopiert und einfügt, gibt es einen besseren Weg. ScanStay hilft Gastgebern, verstreute Nachrichten in ein organisiertes Kommunikationssystem zu verwandeln, mit automatisierten Touchpoints und einem digitalen Willkommensbuch, das Objektdetails an einem Ort aktuell hält: https://scanstay.io