Gästemappe für Ferienunterkünfte: Der Leitfaden für Gastgeber für 2026
Erstellen Sie eine Gästemappe für Ferienunterkünfte, die Gäste begeistert und Zeit spart: Inhalte, Digital vs. Print, Monetarisierung & UX-Tipps.
Ihr Gast reist spät an, stellt die Koffer ab und innerhalb weniger Minuten leuchtet Ihr Smartphone auf. Wie lautet das WLAN-Passwort? Wie öffnet man die Hintertür? Welche Fernbedienung gehört zum Fernseher? Ist ein späterer Check-out möglich?
Keine dieser Fragen ist kompliziert. Sie sind einfach auf eine andere Art anstrengend. Sie unterbrechen Ihren Feierabend, verlangsamen Ihr Team und geben dem Gast das Gefühl, dass der Aufenthalt nicht optimal vorbereitet war.
Deshalb ist eine Gästemappe für Ferienunterkünfte wichtiger, als die meisten Gastgeber glauben. Schlecht umgesetzt ist sie ein staubiger Ordner, den niemand öffnet. Gut gemacht wird sie teils Reiseführer, teils Betriebsanleitung und teils Umsatztreiber. Sie beantwortet Routinefragen, bevor daraus Nachrichten werden, klärt Erwartungen, bevor Beschwerden entstehen, und sorgt für einen reibungslosen Aufenthalt, ohne dass Sie wegen jeder Kleinigkeit erreichbar sein müssen.
Für Gastgeber mit einer einzelnen Unterkunft bedeutet das weniger Unterbrechungen. Für Verwalter mehrerer Objekte bedeutet es Konsistenz über das gesamte Portfolio hinweg. So oder so ist die Gästemappe nicht länger eine lästige Pflicht, sondern wird zu einem zentralen Baustein Ihrer Infrastruktur.
Inhaltsverzeichnis
Warum eine Gästemappe Ihr wertvollster Mitarbeiter ist
Um 22:00 Uhr geht es bei der Frage nach dem WLAN nicht wirklich ums WLAN. Es ist ein Zeichen dafür, dass der Gast nicht weiß, wo wichtige Informationen zu finden sind.
Das löst eine Kettenreaktion aus. Aus einer Nachricht werden vier. Dann fragt der Gast nach Parkmöglichkeiten, dem Check-out, der Heizung und ob die Hausordnung irgendwo in der App stand. Sie beantworten jede einzelne Frage, aber der Aufenthalt wirkt bereits weniger professionell als er sein könnte.
Eine gute Gästemappe löst dieses Problem, indem sie zur ersten Anlaufstelle für Gäste wird. Statt verstreute Details über Buchungsnachrichten, E-Mails und aus dem Gedächtnis zu versenden, bündeln Sie alle Infos zum Aufenthalt in einem strukturierten System. Das verändert die Grundstimmung der gesamten Reise. Gäste fühlen sich gut betreut, und Sie müssen nicht dauerhaft Kundenservice für Dinge leisten, die bereits vor der Anreise geklärt sein sollten.
Laut den Ferienunterkunft-Statistiken von BuildUp Bookings verlassen sich 77,9 % der Eigentümer immer noch ausschließlich auf E-Mails, um Gäste willkommen zu heißen. Genau hier liegt Ihre Chance. Wenn Ihre Mitbewerber weiterhin lange Nachrichten-Threads verschicken, lässt eine strukturierte Gästemappe Ihr Angebot sofort professioneller wirken.
Sie übernimmt jeden Tag wiederkehrende Aufgaben
Stellen Sie sich die Gästemappe wie einen Mitarbeiter vor, der nie den Tür-Code vergisst, nie die Hinweise zur Müllabfuhr auslässt und nie genervt ist, wenn er dieselbe Frage zur Bedienung von Geräten noch einmal beantworten muss.
Die wertvollsten Aufgaben, die sie Ihnen abnimmt, sind meist die am häufigsten wiederkehrenden:
Grundlagen zur Anreise: Zugangsschritte, Parken, WLAN und was zu tun ist, wenn ein Gast nach Einbruch der Dunkelheit ankommt.
Nutzung der Unterkunft: Thermostat, TV-Einrichtung, Whirlpool-Bedienung, Kaffeemaschine und etwaige Besonderheiten des Hauses.
Erwartungen klären: Ruhezeiten, Besucher, Raucherregelung, Haustierregeln und Aufgaben beim Check-out.
Praktische Faustregel: Wenn Sie dieselbe Gästefrage mehr als zweimal beantwortet haben, gehört sie in Ihre Gästemappe.
Sie verbessert den Aufenthalt, bevor Probleme entstehen
Die meisten Gastgeber sehen eine Gästemappe als Prävention. Das ist richtig, aber sie dient auch der Präsentation. Eine übersichtliche Mappe signalisiert Gästen, dass sie bei jemandem wohnen, der gut organisiert ist. Und das zählt.
Wenn der Aufenthalt gut organisiert wirkt, sind Gäste entspannter. Sie wissen, wie die Unterkunft funktioniert, wo sie Hilfe finden und was von ihnen erwartet wird. Das verringert Reibungspunkte auf beiden Seiten. Und es gibt Ihnen etwas zurück, worüber Gastgeber selten genug sprechen: Zeit.
Der essenzielle Inhaltsbauplan für Ihre Gästemappe
Die besten Gästemappen folgen der Reise des Gastes. Sie überladen Gäste nicht mit allen Fakten auf einmal, sondern beantworten die richtige Frage zum richtigen Zeitpunkt.
Nutzen Sie dies als Ihre Grundstruktur.
Anreise-Informationen, die Reibung in der ersten Stunde vermeiden
Die erste halbe Stunde prägt den gesamten Aufenthalt. Hat der Gast Probleme beim Zugang, beim Parken oder mit dem Internet, startet er frustriert. Läuft das Ankommen reibungslos, wirkt die gesamte Unterkunft sofort einladend.
Ihr Anreise-Bereich sollte genau die Fragen beantworten, die sich Gäste stellen, wenn sie mit den Koffern in der Hand vor der Tür stehen:
Wie komme ich hinein: Tor-Code, Anleitung für den Schlüsselsafe, Tastatur-Hinweise oder Anweisungen zum Gebäudezugang.
Wo parke ich: genauer Stellplatz, Ausweichmöglichkeiten, Einschränkungen an der Straße und was freigehalten werden muss.
Wie komme ich ins Internet: WLAN-Name, Passwort und welches Netzwerk genutzt werden soll, falls mehrere vorhanden sind.
Wen kontaktiere ich: eine primäre Kontaktmethode und wann diese genutzt werden soll.
Schreiben Sie das nicht wie einen Gesetzestext. Formulieren Sie es wie ein entspannter Gastgeber, der jemandem nach einem langen Reisetag hilft.
Ein einfaches Beispiel:
Willkommen! Wenn Sie nach Einbruch der Dunkelheit ankommen: Das Tastenfeld befindet sich rechts neben der Haustür. Geben Sie den Code langsam ein und drücken Sie dann das Schloss-Symbol. Die WLAN-Zugangsdaten finden Sie unten, damit Sie sich direkt verbinden können.
Dieser kleine Wechsel im Ton macht viel aus. Es wirkt menschlich, ohne geschwätzig zu sein.
Inhalte für den Aufenthalt, die Gäste wirklich nutzen
Hier scheitern viele Gästemappen: Gastgeber tragen alles ein, was ihnen einfällt, und die Gäste hören auf zu lesen. Die Lösung besteht darin, sich auf Momente möglicher Verwirrung zu konzentrieren.
Beginnen Sie mit praktischen Dingen, die den Aufenthalt stören könnten:
Geräte und Systeme: Thermostat, Fernseher, Soundsystem, Whirlpool, Waschmaschine und Trockner, Spülmaschine, Kamin.
Besonderheiten des Hauses: eine klemmende Tür, träger Duschabfluss, Außenbeleuchtung mit Zeitschaltuhr, Hinweise zur Kleinkläranlage oder ein kniffliges Induktionskochfeld.
Vorräte und Aufbewahrung: wo sich zusätzliche Handtücher, Müllbeutel, Toilettenpapier und Reinigungsmittel befinden.
Sicherheit und Notfälle: Notfallkontakte, Standort des Erste-Hilfe-Sets, Sicherungskasten, Hauptwasserhahn und objektspezifische Sicherheitshinweise.
Fügen Sie dann Ihre persönlichen Ausflugstipps hinzu. Das ist kein Füllmaterial – es ist einer der wenigen Teile, an die sich Gäste nach dem Check-out erinnern.
Halten Sie es gezielt und ausgewählt:
Wichtiges in der Nähe: Supermarkt, Apotheke, Tankstelle, Café.
Die besten Empfehlungen: Frühstücks-Café, familienfreundliches Restaurant, Schlechtwetter-Aktivität, fußläufig erreichbare Sehenswürdigkeit.
Auf Ihre Zielgruppe abgestimmte Tipps: Wenn Sie Strandurlauber beherbergen, zeigen Sie ihnen den einfachsten Strandzugang mit Parkplatz. Beherbergen Sie Paare, empfehlen Sie das ruhige Restaurant statt der typischen Touristenfallen.
Gäste wollen selten mehr Empfehlungen. Sie wollen weniger, dafür bessere.
Kurze Video-Links können ebenfalls helfen, wenn geschriebene Anleitungen nicht ausreichen. Wenn die Steuerung des Whirlpools oder die TV-Anlage Gäste regelmäßig verwirrt, löst ein kurzes Video das Problem meist schneller als ein ganzer Absatz.
Abreise-Hinweise, die Unklarheiten beim Check-out reduzieren
Der Check-out sollte unkompliziert sein. Der Gast packt, prüft Fahrzeiten und versucht, kein Ladekabel zu vergessen. Das ist nicht der Moment für eine lange Aufgabenliste.
Ein klar strukturierter Abreise-Bereich umfasst in der Regel:
Check-out-Zeit und ob diese strikt einzuhalten ist.
Umgang mit benutzten Handtüchern.
Hinweise zu Müll und Mülltrennung.
Erwartungen an Spülmaschine oder Küche.
Abschließen und Schlüsselrückgabe.
Vorgehen bei Schäden während des Aufenthalts.
Verwenden Sie einfache Formulierungen. Zum Beispiel:
Vor der Abreise: Bitte legen Sie benutzte Handtücher in den Wäschekorb im Badezimmer.
Küche: Räumen Sie benutztes Geschirr in die Spülmaschine und starten Sie diese, wenn sie voll ist.
Abschließen: Schließen Sie alle Fenster, verriegeln Sie die Hintertür und drücken Sie die Schloss-Taste auf dem vorderen Tastenfeld.
Das reicht für die meisten Unterkünfte vollkommen aus.
Eine weitere operative Gewohnheit ist wichtig: Aktualisieren Sie die Mappe regelmäßig. Laut den Empfehlungen für Gästemappen von Touchstay erhalten Gastgeber, die ihre Inhalte vierteljährlich aktualisieren, im Schnitt 25 % mehr 5-Sterne-Bewertungen. Das leuchtet ein: Veraltete Restaurant-Tipps, veraltete Zugangsdaten und fehlende Details zu Ausstattungsmerkmalen sorgen für vermeidbaren Frust. Aktuelle Informationen sichern das Gästeerlebnis.
Das richtige Format wählen: Print vs. digitaler QR-Code
Ein Gast reist spät an, stellt die Koffer ab und braucht schnell drei Antworten: Wie kommt er hinein, wie funktioniert die Heizung und wo parkt das zweite Auto? Das gewählte Format entscheidet darüber, wie leicht diese Antworten zu finden, wie einfach sie zu aktualisieren und wie nützlich sie für Ihren Betrieb auch nach dem Aufenthalt sind.
Deshalb geht diese Entscheidung weit über die Frage „Ordner oder QR-Code“ hinaus. Sie beeinflusst Reibungsverluste für Gäste, den Arbeitsaufwand Ihres Teams, die Konsistenz über mehrere Objekte hinweg und ob Ihre Gästemappe messbaren geschäftlichen Mehrwert bringt.
Wo gedruckte Mappen weiterhin funktionieren
Gedruckte Mappen haben in manchen Unterkünften nach wie vor ihre Berechtigung – zum Beispiel bei älteren Gästen, schwachem Mobilfallempfang oder sehr einfachen Unterkünften, bei denen sich die Informationen selten ändern.
Eine gedruckte Mappe ist vor Ort sofort sichtbar: Sie liegt auf der Küchentheke, ohne dass Gäste scannen, tippen oder ihr E-Mail-Postfach durchsuchen müssen. Für ein Studio, eine Hütte oder eine Ein-Zimmer-Wohnung mit unveränderten Regeln kann das ausreichen.
Beschränken Sie den Umfang der Druckversion auf das Wesentliche:
Grundlegende Infos zur Unterkunft
WLAN-Zugangsdaten
Notfallkontakte
Eine kurze Check-out-Liste
Der Nachteil liegt im Pflegeaufwand, nicht nur in den Druckkosten. Jedes neue Türschloss, jedes ausgetauschte Gerät, jede geänderte Parkregelung oder neue Empfehlung bedeutet einen weiteren Arbeitsschritt für Ihr Team. Wird dieser vergessen, führt die Mappe zu Verwirrung und zusätzlichen Rückfragen.
Zudem nutzen sich gedruckte Ordner schnell ab: Seiten gehen verloren, Einbände bekommen Flecken, Reinigungskräfte heften Blätter falsch ein. Wenn Sie internationale Gäste empfangen, wird das Übersetzen und Ersetzen gedruckter Seiten zur dauerhaften Aufgabe.
Wo digitale Lösungen klar im Vorteil sind
Digitale Lösungen punkten bei der Kontrolle: Sie aktualisieren die Mappe einmal, und jeder Gast sieht sofort die neueste Version.
Das ist besonders bei mehreren Unterkünften von Vorteil: Standardisierte Check-in-Schritte, Geräteanleitungen, lokale Tipps und Zusatzangebote lassen sich wiederverwenden und je nach Objekt anpassen, anstatt jedes Mal von Grund auf neu erstellt zu werden. Das spart im Laufe einer Saison viele Stunden Arbeit.
Digitale Gästemappen bieten zudem Funktionen, die gedruckte Mappen nicht leisten können:
Zugriff vor der Anreise, damit Gäste die Anfahrtsbeschreibung schon vorab prüfen können
Klickbare Karten für Parkplätze, Wanderwege, Restaurants oder Strandzugänge
Kurze Videos für Schlösser, Whirlpools, Fernseher und Thermostate
Mehrsprachige Optionen für internationale Gäste
Platzierung von Zusatzangeboten (Upsells) wie späten Check-out, Verleih von Ausrüstung oder lokale Zusatzleistungen
Nutzungsanalyse, damit Sie sehen, welche Inhalte aufgerufen werden
Kosten sollten als betriebliche Entscheidung betrachtet werden, nicht als reiner Preisvergleich. Ein gedruckter Ordner wirkt auf den ersten Blick günstiger. Eine digitale Gästemappe spart langfristig oft mehr Geld, wenn sie wiederkehrende Fragen reduziert, den Pflegeaufwand verringert und Möglichkeiten für Zusatzumsätze schafft.
Ein praktischer Direktvergleich
Hier ist die Entscheidung aus betrieblicher Sicht zusammengefasst.
| Kriterium | Gedruckter Ordner | Digitale QR-Code-Mappe |
|---|---|---|
| Zugang für Gäste | Einfach, sobald die Gäste in der Unterkunft sind | Einfach vor der Anreise und während des Aufenthalts |
| Aktualisierungen | Manuelles Austauschen von Seiten oder Neudruck | Sofort wirksam |
| Medien | Text und Fotos | Text, Karten, Links, Videos |
| Sprachunterstützung | Schwer auf aktuellem Stand zu halten | Einfacher zu verwalten |
| Konsistenz über mehrere Objekte | Zeitintensiv | Einfacher zu standardisieren |
| Upsells und Analyse | Sehr eingeschränkt | Praktisch und messbar |
Für Gastgeber mit einer einzelnen Unterkunft und unveränderten Gegebenheiten kann eine gedruckte Mappe weiterhin ausreichen.
Für Verwalter, denen Skalierbarkeit, schnelle Reaktionszeiten und Zusatzumsätze wichtig sind, ist die digitale Variante meist die überlegene Wahl.
Die beste Lösung für viele Gastgeber ist ein hybrider Ansatz: Halten Sie ein gedrucktes, einseitiges Kurzdatenblatt in der Unterkunft bereit – mit WLAN, Notfallinfos und den wichtigsten Check-out-Basics. Stellen Sie die vollständige Gästemappe digital bereit, sodass Gäste sie vor der Anreise und während des Aufenthalts nutzen können.
Wenn Sie verschiedene Tools vergleichen: Hostfully, Touchstay und ScanStay gehören alle in diese Kategorie, haben jedoch unterschiedliche Stärken. ScanStay nutzt eine QR-Code-basierte Gästemappe, die sich direkt im mobilen Browser des Gastes öffnet und Mehrsprachigkeit, Analysen sowie Upsell-Funktionen bietet. Die richtige Wahl hängt davon ab, was für Ihr Geschäft den größten Mehrwert bringt: reibungslosere Abläufe, ein stärkere Markenauftritt, eine einfachere Einrichtung oder bessere Auswertungen.
Gestaltung für ein makelloses 5-Sterne-Gästeerlebnis
Gute Inhalte nützen nichts, wenn Gäste sie nicht lesen. Das Design ist entscheidend, da die Aufmerksamkeit – besonders nach einer langen Anreise – begrenzt ist. Die Gästemappe muss innerhalb von Sekunden übersichtlich, klar und einladend wirken.
Das gilt für Print wie für Digital – bei digitalen Lösungen fallen Designfehler jedoch noch schneller auf: Ein unübersichtliches Layout wird schneller ignoriert als ein schlechter Ordner.
Schreiben Sie wie ein Gastgeber, nicht wie eine Aufsichtsbehörde
Viele Gästemappen klingen defensiv. Sie beginnen mit Warnungen, Strafandrohungen und seitenlangen Hausordnungen. Gäste spüren diesen Ton sofort.
Stellen Sie Gastfreundschaft an erste Stelle und vermitteln Sie Regeln freundlich, aber bestimmt.
Vergleichen Sie diese zwei Ansätze:
Schlecht: Möbel nicht verstellen. Weiße Handtücher nicht zum Abschminken nutzen. Regelverstöße werden kostenpflichtig geahndet.
Besser: Bitte helfen Sie uns, die Unterkunft für die nächsten Gäste in einem tollen Zustand zu erhalten. Nutzen Sie zum Abschminken bitte die dunklen Kosmetiktücher im Bad und lassen Sie die Möbel an ihrem Platz.
Gleicher Inhalt, deutlich bessere Wirkung.
Nutzen Sie kurze Abschnitte, klare Überschriften und stellen Sie die wichtigsten Antworten an den Anfang. Wenn Gäste erst durch einen langen Text scrollen müssen, um das WLAN-Passwort zu finden, haben Sie sie bereits verloren.
Nutzen Sie Bilder dort, wo Worte oft versagen
Manche Anleitungen sind als Foto schneller verständlich, andere als Video.
Setzen Sie visuelle Elemente für alles ein, was Knöpfe, Ortsangaben oder mehrere Schritte erfordert:
Schließ- und Zugangssysteme
Thermostat-Steuerungen
Inbetriebnahme des Whirlpools
Standorte für Müll und Mülltrennung
Kennzeichnung des Parkplatzes
Kombination von Fernbedienungen für TV und Streaming
Ein einzelnes Foto mit der Aufschrift „Ihr Parkplatz ist der direkt neben der Hecke“ kann viele Rückfragen verhindern. Das Gleiche gilt für Schrankinhalte, den Zugang zum Sicherungskasten oder den Standort der Pooltücher.
Ein Gast unter Zeitdruck liest keinen dichten Textabschnitt, wenn ein beschriftetes Foto die Frage in drei Sekunden beantwortet.
Platzieren Sie die Mappe dort, wo Gäste sie brauchen
Die Bereitstellung ist genauso wichtig wie das Design. Die Gästemappe sollte genau dann verfügbar sein, wenn der Gast nach Informationen sucht – nicht erst im Nachhinein.
Nutzen Sie verschiedene Kontaktpunkte:
Nachricht vor der Anreise: Senden Sie den Link vor dem Check-in, damit Gäste die Zugangshinweise vorab einsehen können.
Platzierung in der Unterkunft: Bringen Sie einen gut sichtbaren QR-Code im Eingangsbereich, in der Küche oder im Wohnzimmer an.
Zusätzlicher Hinweis: Wenn Sie eine gedruckte Variante nutzen, legen Sie diese an einen gut sichtbaren Platz und weisen Sie Gäste darauf hin.
Bei größeren Portfolios können digitale Formate spürbare Einsparungen im Betrieb bringen. Laut Guestys Empfehlungen zum Erstellen von Gästemappen für Ferienunterkünfte können digitale Gästemappen per QR-Scan die Support-Anfragen von Gästen bei mehreren Objekten um 50–70 % reduzieren. Top-Gastgeber erreichen eine Nutzungsrate von 92 % während des Aufenthalts. Das zeigt deutlich, warum es sich lohnt, Zeit in Layout, Bereitstellung und Benutzerfreundlichkeit zu investieren.
Monetarisieren und optimieren Sie mit Analysen
Die meisten Gastgeber betrachten eine Gästemappe lediglich als Service-Dokument. Der klügere Ansatz besteht darin, sie als Geschäftswerkzeug mit zwei Aufgaben zu sehen: Reibung reduzieren und neue Umsatzchancen schaffen.
Eine digitale Mappe kann beides leisten, wenn sie gezielt aufgebaut ist.
Machen Sie die Gästemappe zur Einnahmequelle
Sie müssen Ihren Gästen keine aufdringlichen Angebote machen – das bewirkt meist das Gegenteil. Besser ist es, nützliche Zusatzleistungen dort anzubieten, wo sie sich natürlich einfügen.
Passende Beispiele:
Späterer Check-out direkt im Abschnitt zur Abreise
Zwischenreinigung im Bereich für Reinigung und Haushalt
Flughafentransfer bei den Anreise- und Transporttipps
Ausrüstungsverleih bei den Aktivitätsempfehlungen
Romantik- oder Feier-Extras im Begrüßungsbereich oder bei besonderen Anlässen
Die Regel ist einfach: Bieten Sie Zusatzleistungen an, die Aufwand ersparen oder die Reise verschönern. Wenn ein Angebot als echte Hilfe wahrgenommen wird, wird es von Gästen deutlich häufiger genutzt.
Verfolgen Sie, was Gäste öffnen und wo sie abbrechen
Digitale Mappen bieten gegenüber Printlösungen klare Vorteile: Wenn Gäste die Mappe scannen, sehen Sie, ob sie genutzt wurde und welche Abschnitte besonderes Interesse weckten.
Das hilft Ihnen, praktische Fragen zu beantworten:
Öffnen Gäste die Mappe vor der Anreise oder erst, wenn Fragen auftauchen?
Klickt niemand auf die Whirlpool-Anleitung – ein Zeichen dafür, dass die Steuerung bereits verständlich ist?
Nutzen Gäste die Empfehlungen für die Umgebung?
Sind Ihre Zusatzangebote gut sichtbar platziert?
Laut einem Artikel von AvantStay über Gästemappen zeigt ein AirDNA-Bericht von 2025, dass Unterkünfte mit digitalen QR-Gästemappen 28 % weniger Gästeanfragen und eine um 15 % höhere Rate an 5-Sterne-Bewertungen aufwiesen – obwohl derzeit nur 12 % der Gastgeber Scanraten oder Nutzung tracken. Die Erkenntnis daraus: Digitale Mappen helfen nicht nur, sondern viele Gastgeber nutzen bisher noch gar nicht die Möglichkeit zu messen, wie gut ihre Mappe funktioniert.
Wenn Sie nicht sehen, was Gäste nutzen, können Sie Ihre Mappe nicht gezielt verbessern.
Was Sie nach dem ersten Monat optimieren sollten
Wenn Ihre Mappe einige Wochen im Einsatz ist, analysieren Sie sie aus unternehmerischer Sicht.
Achten Sie auf Muster:
Wiederkehrende Nachrichten: Treten bestimmte Fragen häufiger auf, ist die Antwort entweder nicht vorhanden oder zu versteckt.
Wenig genutzte Abschnitte: Kürzen oder überarbeiten Sie Inhalte, die konsequent übersprungen werden.
Beliebte Tipps: Platzieren Sie Ihre besten Ausflugsempfehlungen weiter oben.
Ignorierte Zusatzangebote: Testen Sie eine bessere Platzierung, verständlichere Bezeichnungen oder einen anderen Zeitpunkt.
Auf diese Weise wird die Gästemappe zu mehr als nur einem Nachschlagewerk: Sie wird zu einem Feedback-System für Ihre Unterkunft. Gäste zeigen Ihnen durch ihr Klickverhalten und ihre verbleibenden Fragen genau, was noch unklar ist.
Das ist wertvoll – egal, ob Sie ein einzelnes Objekt oder ein ganzes Portfolio verwalten. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, den Aufenthalt kontinuierlich zu verbessern, ohne erst durch eine schlechte Bewertung auf Mängel aufmerksam zu werden.
Ihr Aktionsplan: Erstellen Sie Ihre Gästemappe an diesem Wochenende
Eine Gästemappe für Ihre Ferienunterkunft muss nicht perfekt sein, um wirksam zu sein. Wichtig ist, dass sie die häufigsten Fragen Ihrer Gäste klar beantwortet.
Starten Sie mit den Grundlagen und erweitern Sie die Mappe schrittweise.
Samstagmorgen
Stellen Sie die wichtigsten Informationen zusammen:
Zugangsinformationen: Codes für das Tastenfeld, genaue Anleitung für den Schlüsselsafe, Zufahrtsregeln und spezifische Hinweise zum Parken.
WLAN-Zugang: Name des Netzwerks und Passwort für schnellen Internetzugang.
Wichtigste Hausregeln: Klare Regeln zu Ruhezeiten, Rauchen, Haustieren, Besuchern und Müllentsorgung.
Anleitungen für die Unterkunft: Erklärung zu Thermostat, Fernseher, Whirlpool, Haushaltsgeräten und etwaigen Besonderheiten des Objekts.
Check-out-Checkliste: Check-out-Zeit sowie Aufgaben wie Geschirrspülen, Handtücher ablegen, Müll entsorgen und Abschließen der Unterkunft.
Samstagnachmittag
Entscheiden Sie sich für das passende Format. Wenn Sie eine einzelne, unkomplizierte Unterkunft verwalten und eine haptische Lösung bevorzugen, reicht eine kompakte gedruckte Variante aus. Wenn Sie Wert auf einfache Aktualisierungen, Mehrsprachigkeit, interaktive Karten oder Zusatzverkäufe legen, ist ein digitales Format ideal.
Erstellen Sie die Inhalte in der Reihenfolge, in der Ihre Gäste den Aufenthalt erleben: Beginnen Sie mit Anreise-Infos, behandeln Sie dann den Aufenthalt und schließen Sie mit Hinweisen zur Abreise ab.
Sonntag
Überarbeiten Sie die Texte. Entfernen Sie Formulierungen, die unfreundlich, doppelt oder unnötig lang wirken. Ersetzen Sie ausführliche Erklärungen nach Möglichkeit durch kurze Aufzählungen, Bilder oder kurze Videos.
Machen Sie den Praxistest: Öffnen Sie das Dokument auf Ihrem Smartphone. Versetzen Sie sich in die Lage eines Gastes, der spät abends müde mit Gepäck ankommt. Sind Informationen zu WLAN, Zugang und Parken nicht auf den ersten Blick zu finden, passen Sie diese an.
Konzentrieren Sie sich auf die Fragen, die Ihren Alltag am häufigsten unterbrechen. Hier erzielen Sie die schnellsten spürbaren Fortschritte.
Eine effektive Gästemappe spart sofort Zeit. Eine herausragende Mappe sorgt zusätzlich für bessere Bewertungen, durchgängige Qualitätsstandards und zufriedene Gäste. Halten Sie die Inhalte stets aktuell und nutzen Sie die Mappe als festen Bestandteil Ihres Betriebs.
Wenn Sie Papierordner durch eine digitale QR-Gästemappe ersetzen möchten: Mit ScanStay veröffentlichen Gastgeber WLAN-Zugangsdaten, Check-in-Anleitungen, Hausregeln, Empfehlungen für die Umgebung und Zusatzangebote in einer mobilen Gästemappe. Eine praktische Lösung für Gastgeber, die wiederkehrende Nachrichten reduzieren und genau sehen möchten, wie Gäste die Mappe nutzen.