Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie ScanStay („wir“, „uns“, „unser“) personenbezogene Daten erhebt, verwendet, speichert und schützt, wenn Sie unsere Website, unser Dashboard und unsere digitalen Willkommensbücher (der „Dienst“) nutzen. Wir verpflichten uns, Ihre Daten in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) und anderen geltenden Gesetzen zu verarbeiten.

1. Wer wir sind

ScanStay bietet eine SaaS-Plattform, die es Gastgebern von Kurzzeitvermietungen (Airbnb, Booking.com und ähnliche) ermöglicht, digitale Willkommensbücher zu erstellen, die per QR-Code zugänglich sind. Für Zwecke des Datenschutzes agiert ScanStay als Verantwortlicher für Konto- und Abrechnungsdaten und als Auftragsverarbeiter für Inhalte, die Gastgeber in ihren Willkommensbüchern veröffentlichen.

Bei Fragen zum Datenschutz kontaktieren Sie uns unter privacy@scanstay.io.

2. Welche Daten wir erheben

2.1 Kontodaten (Gastgeber)

• E-Mail-Adresse, Name und Passwort (gehasht) – wenn Sie sich registrieren.
• Abonnementplan, Rechnungsdetails und Zahlungsstatus – verwaltet über unseren Zahlungsanbieter Stripe.
• Unterkünfte, Inserate, Fotos, Wi-Fi-Zugangsdaten, Anleitungen, Upsell-Dienste und alle anderen Inhalte, die Sie Ihren Willkommensbüchern hinzufügen.

2.2 Gästedaten (Besucher von Willkommensbüchern)

• Anonyme Scananalyse: Zeitstempel, Sprache, grobe Geräteinformationen. Wir erheben keine Namen, E-Mails oder den genauen Standort von Gästen.
• Upsell-Bestellungen: Wenn ein Gast eine Bestellung über ein Willkommensbuch aufgibt, speichern wir die angeforderten Artikel, optionale Notizen und die Kontaktdaten, die der Gast freiwillig angibt (z. B. Telefonnummer zur Bestätigung).

2.3 Technische Daten

• IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem und besuchte Seiten – verwendet für Sicherheit, Betrugsprävention und aggregierte Analysen.
• Cookies und ähnliche Technologien – siehe Abschnitt 7.

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke und auf den folgenden Rechtsgrundlagen:

• Erbringung des Dienstes (vertragliche Notwendigkeit, Art. 6(1)(b) GDPR) – Erstellung und Pflege Ihres Kontos, Hosting von Willkommensbüchern, Bearbeitung von Bestellungen.
• Zahlungen und Abrechnung (vertragliche Notwendigkeit) – Abwicklung von Abonnementzahlungen über Stripe.
• Kundensupport (berechtigtes Interesse) – Beantwortung Ihrer Anfragen.
• Dienstverbesserung (berechtigtes Interesse) – aggregierte Analysen, Debugging, Sicherheitsüberwachung.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6(1)(c) GDPR) – Aufbewahrung von Rechnungen und Steuerunterlagen gemäß den gesetzlichen Vorschriften.
• Marketing (Einwilligung, Art. 6(1)(a) GDPR) – nur wenn Sie ausdrücklich zustimmen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

4. Weitergabe Ihrer Daten

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Wir geben Daten nur an vertrauenswürdige Unterauftragsverarbeiter weiter, die uns beim Betrieb des Dienstes unterstützen:

• Supabase (Datenbank & Authentifizierung) – EU-Region.
• Stripe (Zahlungsabwicklung) – Irland / USA, mit Standardvertragsklauseln.
• Google Cloud / KI-Anbieter (Übersetzungen, KI-Vorschläge) – nur die Inhalte, die Sie zur Übersetzung einreichen; keine Konto- oder Gästedaten angehängt.
• E-Mail-Anbieter (Zustellung von Transaktions-E-Mails).

Wir können Daten auch offenlegen, wenn dies gesetzlich, durch Gerichtsbeschluss oder zum Schutz unserer Rechte und der Sicherheit unserer Nutzer erforderlich ist.

5. Internationale Übermittlungen

Wenn Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, stützen wir uns auf von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln und verlangen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen.

6. Datenspeicherung

• Kontodaten – werden aufbewahrt, solange Ihr Konto aktiv ist, und bis zu 30 Tage nach der Löschung (danach dauerhaft gelöscht, außer wenn gesetzlich vorgeschrieben).
• Abrechnungsunterlagen – werden für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt (in der Regel 5–10 Jahre).
• Scananalyse – anonymisiert und aggregiert; bis zu 24 Monate aufbewahrt.
• Bestelldaten – werden aufbewahrt, solange die Bestellung aktiv ist, und für 12 Monate danach.

7. Cookies

Wir verwenden unbedingt erforderliche Cookies zur Authentifizierung und Sitzungsverwaltung sowie optionale Analyse-Cookies, um zu verstehen, wie der Dienst genutzt wird. Sie können die Cookie-Einstellungen über Ihre Browsereinstellungen oder gegebenenfalls über unser Cookie-Banner verwalten.

8. Ihre Rechte (GDPR)

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und eine Kopie davon zu verlangen;
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten;
• Löschung Ihrer Daten („Recht auf Vergessenwerden“);
• Einschränkung der oder Widerspruch gegen die Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit (Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format);
• jederzeitige Widerrufung Ihrer Einwilligung;
• Beschwerde bei Ihrer lokalen Datenschutzbehörde einzulegen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, senden Sie eine E-Mail an privacy@scanstay.io. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

9. Sicherheit

Wir ergreifen branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS), verschlüsselte Datenbanken, gehashte Passwörter, rollenbasierte Zugriffskontrolle und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Trotz dieser Maßnahmen ist kein System zu 100 % sicher; wir empfehlen Ihnen, starke, einzigartige Passwörter zu verwenden.

10. Kinder

Der Dienst richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern. Wenn Sie feststellen, dass ein Kind uns Daten zur Verfügung gestellt hat, kontaktieren Sie uns bitte.

11. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden mindestens 14 Tage vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail oder über das Dashboard mitgeteilt.

12. Kontakt

ScanStay
E-Mail: privacy@scanstay.io